Cómo usar Excel para generar fácil y rápidamente contenidos para webs

Microsoft Excel es un programa muy versátil que se puede utilizar para realizar tareas muy diferentes. Evidentemente, la más obvia es emplearlo como hoja de cálculo (por ejemplo para que calcule todos los importes de una nómina, un presupuesto o una factura sin más que introducir unos pocos datos) pero se puede aprovechar en muchos más campos.

En mi caso lo uso incluso para generar contenidos para una web, ahorrándome mucho tiempo. En este artículo comparto cómo lo hago e incluyo un fichero de Excel con tres ejemplos.

Solo son necesarias nociones básicas de Excel y algunos códigos de HTML muy sencillos (nada que no sepa un profesional que gestione una web).

Antes de nada, aclaro que hablo de Microsoft Excel porque (guste más o menos) es el «estándar» de hojas de cálculo y el más popular, sin embargo estas tareas se pueden realizar también con el programa Calc (incluido en OpenOffice y LibreOffice), Numbers (incluido en iWorks para Apple OS X) u otras soluciones similares (Office online, Google Docs, etc).

Me parece importante señalar también que no lo utilizo para generar páginas webs sino solo su contenido. Me explico: sé que desde cualquier programa de Microsoft Office es posible decir «Guardar como página web htm/html» no obstante el resultado tiene un código muy poco estándar y problemático (no lo voy a llamar basura, pero casi) que no recomiendo utilizar en ningún caso.

La potencia de Excel viene de su capacidad para automatizar procesos y realizar tareas repetitivas sin esfuerzo (arrastrando las fórmulas creadas).

La idea es crear código HTML usando tags y los datos que se quieren representar en la página web, creando fórmulas que den como resultado las etiquetas y textos que se desea tener en la página. De esta manera, lo único que habrá que hacer luego es copiar el resultado de las fórmulas y pegarlo en la web como HTML.

Es importante destacar que el código generado es muy limpio.

Es mucho más sencillo verlo con un ejemplo…

Ejemplos prácticos de cómo generar código HTML con Excel para una página web

Supongamos que queremos añadir a una página de nuestra web o blog una enumeración muy grande de datos (por ejemplo, una lista de 144 usuarios de redes sociales que aportaron a mis artículos sus capturas de pantalla de iPhone y de Android). Es posible hacerlo a mano, pero primero, por ejemplo, deberíamos ordenarlos alfabéticamente y después añadir uno a uno el nombre con la viñeta correspondiente (muy laborioso). Si, además, deseamos añadir su nick de Twitter y poner un enlace haciendo que su cuenta se abra en una ventana nueva, la dedicación en tiempo se dispara. Haciéndolo con Excel, por ejemplo, se tarda muchísimo menos (apenas 5 minutos, comprobado por mí mismo al hacer los artículos).

Partimos de la lista de nombres (que además se puede ordenar alfabéticamente en el propio Microsoft Excel) con las cuentas de Twitter, cada una en una columna en una hoja de datos.

Listado de datos en Excel que se quieren convertir en contenido de una página web

En otra hoja (que llamaremos Etiquetas) se introducen los tags HTML a utilizar.

Hoja donde están las etiquetas

En una tercera hoja (que llamaremos «Enumeración simple» para tenerlo todo ordenado) se «componen» las sentencias HTML, uniendo los códigos con los textos. Así, por ejemplo, en caso de querer tener una lista desordenada, el código debería ser:

<li>Nombre de la persona</li>

Enumeración simple generada con Microsoft Excel

En Excel, si sabemos que el tag HTML <li> está en la celda A12 de la hoja «Etiquetas», </li> en la B12 de la misma hoja y que el nombre de la persona está en la A1 de la hoja Datos, para obtener ese resultado hay que componer la fórmula:

=Etiquetas!$A$12&Datos!B1&Etiquetas!$B$12

Ya que el & se utiliza para unir cadenas. Etiquetas!$B$12 y Etiquetas!$A$12 tienen el signo del $ tanto en la fila como en la columna para que se mantengan siempre constantes aunque arrastremos la fórmula.

Lista enumerada con enlaces generada con Microsoft Excel

Si arrastramos hacia abajo en Excel la celda correspondiente, en unos milisegundos tendremos los 144 elementos que añadir al contenido de la página sin mayor esfuerzo. A continuación solo hay que copiar el resultado de la hoja de Excel y pegarlo en un artículo o página de una web introduciéndolo como HTML, incluyendo antes el tag <ol> si es una lista enumerada o <ul> si no lo es (si solo son viñetas). Tras pegar el código generado en el Excel hay que colocar la etiqueta de cierre </ol> o </ul> según corresponda.

En este fichero de Excel se puede comprobar todo de manera práctica. Incluso incluyo otro ejemplo un poco más complejo («Enumeración simple con enlace»), cuyos resultados se pueden ver aquí en esta página, en el que además de los nombres, genero un enlace a la cuenta de Twitter de cada uno muy fácilmente.

Esto mismo se podría utilizar para generar tablas u otros elementos que tengan un patrón claro de repetición. En la última hoja del fichero de Excel incluyo otro generador, algo más complejo, que crea una tabla de tres columnas (teniendo en cuenta una fórmula para determinar cuándo se debe terminar la fila dividiendo en módulo 3). El resultado se puede ver aquí en formato web. Evidentemente le faltan estilos pero en una web real, cogería los de la página.

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