Proyecto de éxito= requisitos + comunicación + dejar al que sabe (aunque no sea jefe)

Iniciar un nuevo proyecto de cualquier tipo para un cliente es siempre un proceso delicado. Mientras no se mejoren las técnicas de telepatía, no queda más remedio que intentar recopilar la información, deseos, necesidades e incluso ilusiones que tienen todas las partes hablando o por escrito.

Existen, no obstante, algunos problemas comunes que pueden aparecer y que si se previenen, pueden ayudar a que el proyecto termine de manera más que exitosa.

Hay 4 problemas importantes que deben ser evitados (evidentemente hay más) para que un proyecto tenga éxito:

Proyecto de éxito= requisitos + comunicación + dejar hacer al que sabe (aunque no sea jefe)

Este vídeo sobre un experto, con un cierto toque cómico y un poco exagerado creo que refleja perfectamente cada uno de estos problemas… La verdad es que conviene verlo. Es muy bueno.

1. Incorrecta definición del alcance y requisitos del proyecto

Planificar

La fase inicial de captación de datos, definición del alcance, requisitos y objetivos que quiere el cliente es determinante. En muchas ocasiones no se le da la importancia que tiene porque siempre (o, muy habitualmente) se tiene prisa por empezar.

Aunque en muchas ocasiones todo parece estar claro, no hay que escatimar en preguntas para que todo quede perfectamente definido, carente de ambigüedades y conciso.

Es muy corriente pensar que por reiterar y comentar puntos conocidos, se está perdiendo el tiempo. En mi opinión es todo lo contrario: muchas veces aparecen cuestiones que, en teoría, estaban claras, pero que en realidad no es así, y lo peor es que luego aparecen durante el desarrollo del proyecto, obligando a cambios que en muchos casos tienen menor coste en tiempo y esfuerzo si se hubiesen iniciado en el primer momento.

2. No documentar la información y presentar un presupuesto genérico

La incertidumbre no suele llevar a buen puerto

Tan importante como recopilar los objetivos y requisitos es recogerlos en un documento por escrito. Éste debería ser validado tanto por el equipo que vaya a ejecutar del proyecto en la empresa como, por supuesto, por el cliente. De esta manera se asegurará que todas las partes van a tener claro qué es lo que se va a hacer.

Salvo que se quiera jugar un poco con la incertidumbre en el presupuesto (lo que suele, a la larga, generar tensiones poco recomendables ¿a quién le gusta que le digan que algo no está incluido una vez se ha decidido a iniciar un proyecto?) profesionalmente creo que lo más correcto y ético es explicar claramente qué se va a hacer y cuánto va a costar. Qué está incluido y qué no.

Aun así, siempre hay un cierto margen de incertidumbre, pero la idea es intentar minimizarlo.

3. Falta de realismo en las metas

Falta de realismo en las metas

En muchas ocasiones, tal y como se comenta en los puntos anteriores, sí, se escucha lo que quiere el cliente pero sus deseos son, simplemente irreales o de difícil realización. Hay que indicarlo también si ocurre.

Creo firmemente que “nada es imposible”, pero también que hay ciertas cosas que no se pueden hacer con un coste y plazo asumible. El “buenrollismo” sin medida de decir que todo se puede alguna a la larga es contraproducente porque en algún momento sí que se debe reconocer esos impedimentos.

Como parte especialista, se debe por supuesto apoyar y buscar la mejor solución para lo que desea acometer el cliente en su proyecto, pero siempre asesorando y encaminando por la ruta que sea más factible. Esta parte no siempre es sencilla (de hecho hay especialistas en gestión de proyectos con diferentes metodologías como la PMP), ya que todos tendemos a pensar en hacer las cosas tal y como las conocemos, si bien si se investiga o se piensa un poco “Out of the box”, muchas veces todas las partes pueden salir beneficiadas de nuevos avances.

Además de factores externos de relación con el cliente, dentro de la organización deberían sopesarse elementos internos como la carga de trabajo del personal, sus capacidades, etc. Ya que tampoco es extraño que se “idealicen” y en muchos proyectos los objetivos a lograr tanto en plazos, cometidos a realizar o incluso cumplimiento de las especificaciones del cliente, se conviertan en imposibles (con los problemas derivados que ello conlleva).

Por tanto, es fundamental planificar, saber gestionar proyectos y de manera continua ir verificando avances y marcando “Checkpoints”, para lo cual es fundamental comunicarse con las partes integrantes.

4. Comunicación incorrecta o inexistente entre las partes

Comunicación entre todas las partes

La comunicación entre todas las personas involucradas (absolutamente todas) debería ser fluida en todo momento si se quiere que el proyecto tenga éxito. No hay más soluciones.

Es también más que recomendable que haya un solo interlocutor por cada parte y que éste (aunque parezca obvio) tenga capacidad de decisión y que luego no haya nadie por detrás que le desautorice o cambie sus indicaciones.

Es fundamental que todas las partes puedan manifestar de manera abierta su opinión y debatir y discutir de manera constructiva. Es de esas conversaciones donde suelen salir los mejores resultados. Como bien dice Isaac Getz, El recurso más valioso de la empresa es el empleado. Libera la empresa, hay que contar con los recursos de la empresa para que se sientan valorados y comprometidos.

Otra obviedad es que hay que escuchar siempre a los que saben de cada uno de los temas aunque no sean los jefes o directores de proyectos, ya que suelen ser los que tienen razón.

¿Añadirías alguno más?

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